Ce suivi au jour le jour, tant du mois en cours que des mois à venir, permet de réagir:

• sur l'occupation des périodes futures si l'occupation de mois est faible et les moyens commerciaux et promotionnels à mettre éventuellement en oeuvre
• sur le prix moyen si on constate que certaines dates permettront de faire le plein d'occupation

Le comparatif des mêmes mois de l'exercice précédent facilite la vision des prévisions d'occupation et permet d'organiser des actions commerciales exceptionnelles si nécessaire. C'est la raison pour laquelle les 2 mois suivant le mois en cours sont indiqués afin d'avoir une vision complète sur le trimestre. Les 2 mois suivants n'étant pas renseignés pour chaque jour du mois, seul le total des réservations en portefeuille figure dans la case appropriée. Pour compléter ce document, il convient de remplir les cellules du tableau de manière quotidienne afin de se poser les bonnes questions sur l'occupation, et notamment toutes les données à la baisse, à savoir :

• Les clients sont-ils venus et les chambres ont-elles été occupée?
• Les clients présents ont-ils tous été enregistré?
• Combien de chambres ont réellement été occupées la veille?
• Pourquoi les réservations ont-elles diminué ? Les réservations étaient elles garanties?

Afin de ne pas avoir une vision erronée de l'état réel des réservations, seules sont enregistrées, comme dans le système informatique de réception, les réservations confirmées tant par le client que par l'hôtel. Il faudra essayer d'obtenir systématiquement une prise en charge valablement acceptée par l'hôtel, un acompte, un numéro de carte de crédit etc... Les codes couleur apparaissant dans le rapport correspondent aux particularités suivantes:

• En vert : cellules concernant les réservations des jours à venir
• En bleu : Cellules correspondant aux journées d'occupation. Saisie automatique
• En magenta : nombre de chambres réservées supérieur au nombre de chambres de l'hotel
• En rouge: les anomalies éventuelles d'occupation par rapport aux réservations de la veille (total inférieur pouvant être justifié (no-show, erreur, etc...) mais nécessitant une explication (nature de l'erreur, no-show (réservation garantie ou non, prépaiement, vérification par rapport à l'état d'occupation des chambres ...)
• En orange: nombre de chambres réservées inférieur à celui de la veille
• En jaune: les journées restant à saisir

La saisie se fait tous les jours de manière verticale. Ce tableau permet d'avoir et de constater sur un même document :

• Une vue d'ensemble des réservations et de l'occupation d'un mois
• Les anomalies de baisse de réservation d'un jour sur l'autre tant par jour qu'au cumul
• Les écarts entre l'occupation réelle facturée et les réservations de la veille
• Le prévisionnel d'occupation des 2 mois à venir comparé avec l'année N-1 avec surlignement des écarts en +/-
• Suivre l'évolution des réservations au quotidien pour le trimestre en cours
• Avoir une vision précise des réservations entre le début et la fin d'un mois

Ce tableau permet de voir aussi au jour le jour les prises de réservations tant en mode de fonctionnement normal que dans le cadre d'une action commerciale particulière.

Les données saisies par l'hôtel sont envoyées sur un serveur au travers d'un fichier accessible seulement par la personne habilitée dans l'hôtel.
Toutes les informations saisies sont ensuite renvoyées sous forme de rapport laissant apparaitre l'occupation, le prévisionnel et le comparatif avec les mêmes périodes de l'année précédente.